Phanblogs Phân tích nội dung của chuẩn bị đàm phán? Cho ví dụ minh họa
Bài Làm :
Đàm phán là quá trình 2 hoặc nhiều bên có những lợi ích chung và lợi ích xung đột, cùng nhau tìm ra và thống nhất 1 giải pháp để giải quyết vấn đề.
VD minh họa như sau : Công ty TNHH BÔ LÔ BA LA VIỆT NAM có nhu cầu trở thành nhà phân phối độc quyền sản phẩm Bánh Bèo của nhà sản xuất là hợp tác xã BA LA BÔ LÔ. Việc đàm phán được thể hiện qua quá trình thương lượng và chỉnh sửa, ký kết hợp đồng phân phối sản phẩm giữa hai bên Bên A ( NXS) và bên B ( Cty BÔ LÔ BA LA)
Bước 1 Chuẩn bị đàm phán
Chuẩn bị là công việc quan trọng và cần thiết trước khi làm bất cứ điều gì. Đối với đàm phán, chuẩn bị còn là công việc thiết yếu để đàm phán thành công. Chuẩn bị giúp cho người đàm phán sự tự tin cần thiết khi đàm phán. Ngược lại, nếu không chuẩn bị hoặc chuẩn bị không chu đáo sẽ khiến người đàm phán bị động, bộc lộ điểm yếu và có thể rơi vào thế bất lợi.
Chuẩn bị đàm phán bao gồm các công việc cụ thể sau:
I) Xác định các mục tiêu đàm phán
Một trong những nguyên nhân đàm phán thất bại đó là vì xác định sai mục tiêu hoặc đặt mục tiêu không khả thi. Do vậy cần xác định đúng mục tiêu đàm phán của mình là gì.
a) Xác định nhu cầu: Đàm phán là để thoả mãn một nhu cầu nào đó vì vậy hiểu rõ nhu cầu cũng chính là cơ sở cho việc xác định mục tiêu đàm phán. Người đàm phán cần hiểu rõ mình thực sự cần gì. Cần phân biệt rõ những điều mình cần với những điều mình muốn.
Bảng dưới đây chỉ rõ các mong muốn và nhu cầu của bên B ( công ty TNHH BÔ LÔ BA LA). Chúng ta sẽ phân tích các vấn đề trong VD minh họachuẩn bị đàm phán trên vai trò Mr P giám đốc công ty TNHH BÔ LÔ BA LA
Mong Muốn | Nhu cầu |
Ký kết được hợp đồng phân phối | Phát triển thị trường, tạo thêm lợi nhuận, sản phẩm và việc làm cho công ty |
Phân phối độc quyền miền Bắc | Giảm cạnh tranh, tăng sự ổn đinh, lợi thế phát triển thị trường trong tương lai |
Chiết khấu cao trên 30% - 50% | Tăng lợi nhuận |
Doanh số cam kết kiêu thụ / năm thấp | Giảm áp lực công việc |
Hợp đồng trên 2 năm | Độ ổn định của thị trường, công việc |
Miễn phí vận chuyển hàng hóa cho bên B | Giảm chi phí |
Hợp đồng ký trước tháng 12/2015 | Cần 1 đến 2 tháng để chuẩn bị hậu cần, nhân sự, làm thương hiêu , quảng cáo. Và đích ngắm tung hàng vào dịp tết Âm lịch |
Theo như nhận đinh của Mr P thị trường miền Bắc chưa có sự cạnh tranh nhiều về mặt hàng này. Khả năng phát triển là có : Xét các điều kiện trên nếu các doanh nghiệp nào đáp ứng được các điều kiện cung cấp mặt hàng như trên đều có thể tiến hành đàm phán và ký kết hợp đồng với bên B. Không phải duy nhất NSX BA LA BÔ LÔ đáp ứng được
Như vậy xác định đúng nhu cầu thực sự giúp người đàm phán không mất định hướng trong quá trình đàm phán và linh hoạt hơn trong việc tìm ra các giải pháp thoả mãn nhu cầu.
• Xác định các phạm vi đàm phán: Việc tất cả các mong muốn đều được đáp ứng thường hiếm khi xảy ra. Trong đàm phán, mong muốn của chúng ta thường bị giới hạn bởi mong muốn của đối tác đàm phán. Luôn nhớ, đàm phán là quá trình trao đổi lợi ích giữa các bên vì vậy người đàm phán cần chuẩn bị trao đổi.
Chuẩn bị trao đổi nghĩa là phải xác định được mức độ nhượng bộ trong mỗi mong muốn và những mong muốn nào có thể hy sinh, những mong muốn nào thì không thể. Để làm được điều đó cần phải xác định phạm vi các mong muốn của mình
Xác định phạm vi cho các mong muốn của mình: Là xác định giới hạn trên và giới hạn dưới. Chúng ta sẽ ngưng đàm phán nếu vượt qua giới hạn đó.
Ví dụ: Chúng ta xác định phạm vi mong muốn về hợp đồng của Mr P như sau
Mong muốn | Tối thiểu | Lý tưởng | Tối đa |
Ký kết được hợp đồng phân phối | Ký kết được hợp đồng phân phối | Ký kết được hợp đồng phân phối | Ký kết được hợp đồng phân phối, thêm 2 mã SP từ Bên B |
Phân phối độc quyền miền Bắc | Phân phối độc quyền miền Hà Nội | Phân phối độc quyền miền Bắc | Phân phối độc quyền miền Cả nước |
Chiết khấu cao trên 30% - 50% | 30% | 50% | 70% |
Doanh số cam kết kiêu thụ / năm thấp | 500 triệu | 200 triệu | 800 triệu |
Hợp đồng trên 2 năm | 1 năm | 2 năm | 3 năm |
Doanh số cam kết kiêu thụ / năm thấp | 500 triệu | 200 triệu | 800 triệu |
Miễn phí vận chuyển hàng hóa cho bên B | Bên A chịu 50% chi phí vận chuyển | Bên A chịu 80% chi phí vận chuyển | Bên A chịu 100% chi phí vận chuyển |
Hợp đồng ký trước tháng 12/2015 | 28/11/2015 | 18/10/2015 | 18/11/2015 |
• Phân loại các mong muốn: Có thể chia các mong muốn thành 3 nhóm sau:
o Thiết yếu: Những mong muốn nhất định phải được đáp ứng.
o Quan trọng: Những mong muốn cần được đáp ứng.
o Có thì tốt: Những mong muốn có thể bỏ qua mà không ảnh hưởng nhiều.
Ví dụ: Phân loại mong muốn các yêu cầu của Mr P như sau:
Thiết Yếu | Chiết khấu cao trên 30% Hợp đồng từ 1 năm trở lên Hợp đồng ký trước tháng 12/2015 |
Quan trọng | Phân phối độc quyền miền Bắc |
Có thì tốt | Miễn phí vận chuyển hàng hóa cho bên A Doanh số cam kết kiêu thụ / năm thấp |
Các yêu cầu đặt ra cũng như việc phân loại tầm quan trọng của mỗi yêu cầu sẽ rất khác nhau ở các doanh nghiệp khác nhau. Đối tác đàm phán cũng có thể có những yêu cầu và cũng phân loại chúng.
II) Thu thập thông tin đàm phán
Thông tin là tài sản quan trọng nhất trong đàm phán vì nó mang đến cho người đàm phán những lợi thế trong quá trình đàm phán và giúp cho người đàm phán tự tin hơn khi đánh giá đúng những đề nghị của đối tác cũng như những thông tin mà họ đưa ra.
Có nhiều cách thu thập thông tin:
Thông qua các phương tiện thông tin đại chúng.
Thông tin từ các nhà cung cấp hoặc các trung gian môi giới.
Kinh nghiệm của bạn bè, đồng nghiệp.
Các thông tin người đàm phán cần biết xoay xung quanh vấn đề đàm phán như: giá cả, chất lượng, chủng loại, thời gian giao nhận, nhà cung cấp, người mua, các yêu cầu đưa ra có khả thi không…
Kết quả của việc thu thập thông tin là giúp được người đàm phán:
Đánh giá tính khả thi của các yêu cầu và điều chỉnh mục tiêu. Lựa chọn một hoặc một vài đối tác đàm phán.
III) Xác định các phương án thay thế
Xác định được các phương án khác nhau có thể thoả mãn nhu cầu của doanh nghiệp
Các bước để xây dựng phương án thay thế tốt nhất là:
• Bước 1: Nghĩ ra càng nhiều phương án thay thế càng tốt Ví dụ: Nếu không đàm phán được mặt hàng Bánh Bèo với bên A, liệu có mặt hàng nào của bên A đáp ứng được nhu cầu của bên B lúc này ? Có chắc rằng bên A là sư lựa chon duy nhất lúc này hay còn bên C nào khác đáp ứng được nhu cầu hiện tại của bên B
• Bước 2: Lựa chọn những phương án triển vọng nhất và biến chúng thành hiện thực. Ví dụ: Gần đây bên C cũng nổi lên một mặt hàng tương ứng về mảng thực phẩm chức năng là bánh không bèo, liệu phương án đó có thay thế trong trường hợp không đàm phán thành công với bên A. Mà bên B đang cần hàng để phục vụ dịp tết âm lịch ?
• Bước 3: Đánh giá xem phương án thay thế nào là tốt nhất: Để đánh giá cần có tiêu chí đánh giá chính là mức độ đáp ứng nhu cầu của mỗi phương án. VD: sau khi suy xét và tinh toán thấy rằng chi phí triển khai với bên A nếu thành công là 25 triêu. Kỳ vọng lãi ròng 6 tháng là 60 triệu. Chi phí triển khai với bên C nếu thành công là 15 triệu. Kỳ vọng lãi ròng 6 tháng là 30 triệu. Trường hợp xấu nhất Mr P vẫn chọn bên nào thành công trước trong đàm phán để có hàng tung dịp tết, tạo công việc cho nhân viên.
Trong thực tế, các nhà đàm phán thường quá chú trọng việc đàm phán mà quên xem xét những phương án thay thế cho cuộc đàm phán đó. Hiểu được giá trị của phương án thay thế tốt nhất có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Nó không chỉ giúp người đàm phán tránh được những cuộc đàm phán không cần thiết mà còn giúp họ tránh được những thoả thuận bất lợi. Ngoài ra phương án thay thế tốt nhất còn là cơ sở khách quan để biết được khi nào thì nên rút lui.
IV) Tìm hiểu về đối tác đàm phán
Sau khi đã chọn được đối tác đàm phán, doanh nghiệp cần tìm hiểu các thông tin về đối tác đàm phán. Chưa hẳn có càng nhiều thông tin thì càng tốt mà quan là phải có những thông tin cần thiết. Những thông tin quan trọng có thể là:
• Mục tiêu đàm phán của họ tình hình tài chính, doanh số của họ trong thời gian gần đây,…?
Mr P đã có thông tin về NSX QT . Sản lượng bình quân một tháng của họ là 2 tấn bánh bèo. Như vậy họ đáp ứng tốt về nguồn cung sản phẩm.
• Phương án thay thế tốt nhất của đối tác nếu không đạt được thoả thuận là gì?
Nếu việc đàm phán không thành công bên A kỳ vọng bên B chuyển thành mua đứt bán đoạn điều này cũng là một khả năng để ngỏ để làm dữ liệu trong đàm phán leo thang.
• Các thành viên tham gia đàm phán (Ai? Làm gì? có nhiều kinh nghiệm không? Có phải là những nhà đàm phán chuyên nghiệp không? Có vai trò gì? Có quyền ra quyết định không? Thói quen, sở thích của họ?...)
Việc quyết định hợp đồng này của bên A là do chủ tịch NSX đứng ra đàm phán và toàn quyền quyết đinh. Đây là một thuận lợi nhưng cũng là khó khăn cho bên B.
Hiện nay bên A đang thừa nguyên liệu và thiếu đầu ra, các đối tác của A là các đại lý nhỏ lẻ, độ phủ ước tính 30% cả nước v v.
Bên Achưa biết gì về bên B vì vậy cần giới thiệu cụ thể về năng lực của bên B để làm cơ sở đàm phán cân bằng .
• Đối tác đàm phán có biết gì về doanh nghiệp mình không? Có thể tìm kiếm các thông tin về đối tác thông qua:
• Hỏi đối tác.
• Tìm hiểu các cuộc đàm phán tương tự của đối tác trong quá khứ.
• Tình hình hoạt động hiện tại của đối tác đàm phán.
• Những thông tin thị trường có liên quan đến đối tác đàm phán.
Thường thì chúng ta sẽ không thể biết tất cả các thông tin về đối tác đàm phán, do vậy chúng ta sẽ phải đưa ra những giả định dựa trên kinh nghiệm của mình hoặc dựa trên những nguồn thông tin sẵn có. Trên cơ sở những thông tin về mục tiêu đàm phán của đối tác, đối chiếu với mục tiêu đàm phán của mình để dự đoán những vấn đề đàm phán.
V).Xác định chiến lược và chiến thuật đàm phán
Phải xác định một chiến lược cụ thể để đạt được mục tiêu đề ra. Những việc cần phải làm:
• Thành lập đoàn đàm phán
Đàm phán có thể diễn ra giữa hai cá nhân hoặc hai nhóm. Những cuộc đàm phán lớn, vấn đề phức tạp đòi hỏi sự tham gia của nhiều người. Lợi thế có được với một nhóm đàm phán là:
o Kiến thức của nhóm rộng hơn và khả năng đa dạng hơn.
o Các thành viên có thể đảm nhận những nhiệm vụ khác nhau, thậm chí đóng những vai trò khác nhau.
o Tuy nhiên, nhóm đàm phán cũng có những bất lợi như: phối hợp không ăn ý, mâu thuẫn giữa các thành viên. Do đó khi lập nhóm đàm phán cần phải chú ý:
Nếu nhóm đàm phán quá lớn, việc phối hợp sẽ trở nên khó khăn hơn. Nhưng nếu nhóm đàm phán quá nhỏ, các thành viên trong nhóm sẽ bị phân tán trong nhiều vai trò và nhiệm vụ khác nhau.
Nên lựa chọn các thành viên trong nhóm có các kỹ năng, khả năng và kinh nghiệm bổ sung lẫn nhau.
Phải phân công rõ vai trò và nhiệm vụ của từng thành viên
Các thành viên phải tin tưởng lẫn nhau
Các thành viên trong một đoàn đàm phán thường đảm nhận một trong ba vai trò cơ bản sau:
o Vai trò lãnh đạo: Người đảm nhận vai trò này thường là trưởng đoàn đàm phán và thường đảm nhận nhiệm vụ: điều khiển cuộc thảo luận, đưa ra đề xuất trọn gói, đề nghị trao đổi các điều kiện, đề nghị tạm dừng đàm phán.
o Vai trò tổng kết (gây khó khăn): Người đóng vai trò này luôn cảnh giác với những gì đối tác nói hay làm và thường đảm nhận các nhiệm vụ như: Đặt câu hỏi cho phía đối tác, giải thích những thắc mắc của đối tác để làm rõ vấn đề, tóm tắt những nội dung thảo luận vào những thời điểm thích hợp, “câu giờ” để cho người lãnh đạo có thời gian suy nghĩ, đảm bảo cuộc đàm phán đi đúng hướng, không bỏ qua bất kỳ 1 ý kiến nào, bảo vệ mục tiêu.
o Vai trò quan sát (tạo thuận lợi): Người đóng vai trò này sẽ thúc đẩy việc đạt được thoả thuận và hiểu quan điểm của đối tác. Những nhiệm vụ mà người này thường đảm nhận bao gồm: theo dõi cuộc thảo luận, lắng nghe, ghi chép, phán đoán những sự thật bị che dấu trong quá trình đàm phán và giữ yên lặng.
Khi phân công vai trò cho các thành viên, cần cân nhắc sự phù hợp giữa khả năng và nhiệm vụ mà họ phải đảm nhận. Để nhóm đàm phán phối hợp hiệu quả, các thành viên trong nhóm đàm phán cần được chuẩn bị kỹ năng đàm phán cũng như những hiểu biết về vấn đề đàm phán.
• Chuẩn bị chương trình và nội dung đàm phán
Xây dựng chương trình cụ thể những việc cần phải làm, những vấn đề sẽ đề cập, thời gian cho mỗi nội dung sẽ giúp các bên đàm phán chủ động trong quá trình đàm phán. Để không xảy ra những tranh cãi giữa các bên đàm phán, chúng ta nên soạn thảo chương trình rồi đề nghị đối tác điều chỉnh, bổ sung. Sau đó các bên sẽ cùng thống nhất chương trình làm việc cụ thể.
• Những chiến thuật sẽ sử dụng trong đàm phán
Chiến thuật là những hành động, là cách chúng ta đối phó với đối tác đàm phán. Một chiến thuật thường liên quan đến hoàn cảnh và bối cảnh của từng cuộc đàm phán cụ thể chứ không có một chiến thuật cho mọi cuộc đàm phán. Nhưng tất cả các chiến thuật đều phải bổ sung và phù hợp với chiến lược. Một số chiến lược thường được sử dụng như:
o Nếu là người bán, đề nghị cao sau đó giảm từ từ. Nếu là người mua, đề nghị thấp sau đó tăng dần.
o Không cường điệu về mình và sản phẩm.
o Khi đạt được thoả thuận về một vấn đề, nhanh chóng chuyển qua vấn đề khác.
o Giữ lời hứa.
o Biết tạm ngừng đúng lúc.
o Không bao giờ nhượng bộ một cách vô điều kiện.
o Nhượng bộ từ từ và ngày càng ít hơn.
o Để cho đối tác có cảm giác họ đã đạt được 1 thoả thuận tốt.
o Thay đổi giá.
o Sử dụng thời gian làm vũ khí thương lượng.
o Hứa với đối phương một cách chung chung đề giành ưu thế.
o Không gây áp lực.
o Ghi chép tỉ mỉ.
o Xây dựng các biểu mẫu để văn bản của minh có vẻ chính thống.
o Lấy chính sách của công ty làm công cụ thương lượng.
o Sẵn sàng chấp nhận những rủi ro đã lường trước.
o Chỉ có một sự lựa chọn.
o …
Theo nhận đinh của Mr P. Đây là một hợp đồng nhỏ, Lợi thế thuộc về bên B. Nên việc đàm phán nên triển khai gọn nhẹ bằng một buổi trực tiếp trao đổi thông tin giữa hai bên và một buổi còn lại để hoàn thành các thủ tục về giấy tờ.
Số lượng người đàm phán mỗi bên 2 người 1 phó giám đốc ( người trực tiếp đàm phán) và 1 thư ký người quan sát, ghi nhận và tổng hợp thông tin.
Việc đàm phán dựa trên nguyên tắc thỏa thuận tình cảm, không cứng nhắc. Mở lối cho cả hai bên về những hợp đồng trong tương lai.
VI) Một số chuẩn bị khác
Ngoài ra chúng ta cũng nên chú ý tới việc chuẩn bị một số các công việc khác như: địa điểm đàm phán, vị trí trên bàn đàm phán, phong cách đàm phán và các tài liệu cần thiết…
Trong thời gian đàm phán chú ý đến phong cách dễ gần, cầu thị và hợp tác. Tránh sang trong và cứng nhắc.
Bên cạnh đó bên B cũng cần chú ý các giấy tờ , hành lang pháp lý đối với sản phẩm đang đàm phán của bên A. Tránh những rủi ro và phát sinh về trách nhiệm luật phát trong tương lai.
VII) Kết luận :
Kỹ năng đàm phán là sự tổng hòa của kỹ năng nhân sự và kỹ năng tư duy. Để đàm phán thành công cần có các kiến thức cơ bản về giao tiếp, am hiểu về tâm lý học, và nhiều lĩnh vực khác. Ngoài ra, đàm phán cũng cần đến kinh nghiệm. Người đàm phán giỏi như chú tắc kè hoa, luôn biết biến mình để phù hợp với môi trường xung quanh. Người đàm phán phải cứng như đá và mềm như ngọn cỏ. Vì vậy các nhà quản trị phải tích lũy dần kiến thức và kinh nghiệm, nắm được những nguyên tắc cơ bản để có thể trở thành nhà đàm phán giỏi và chuyên nghiệp. Việc chuẩn bị giai đoạn trước đàm phán có tinh chất quyết đinh 50% vào thành công của việc đàm phán.
Cổ nhân có câu Biết địch biết ta trăm trận trăm thắng. Còn trong đàm phán“biết địch biết ta trăm trận không thua là thành công”
